An Herausforderungen kann man nur wachsen – auch wir als Unternehmen! Ein spannendes und aufregendes Projekt mit vielen Herausforderungen durften wir für einen unserer Kunden durchführen: Die Migration einer 20 Jahre alten Lotus Notes Datenbank zu Salesforce.
Dabei wurden 17 GB an Daten und eingebettete Dateien zunächst extrahiert und in eine SQL Datenbank überführt. Unter einer SQL Datenbank lässt sich ein elektronisches Verwaltungs- und Speichersystem verstehen mit dem komplexe Abfragen nach unterschiedlichen Kriterien durchgeführt werden können. Darauffolgend wurden die Daten in der SQL Datenbank bereinigt und mit Salesforce-Daten angereichert. Im letzten Schritt erfolgte die Migration der final zusammengestellten Daten in Salesforce.
Das alte CRM-System hat ausgedient: Lotus Notes
Notes ist eine Groupware-Anwendung mit enger E-Mail-Anbindung von Lotus. Lotus ist eine Tochtergesellschaft von IBM. Ist die Rede von IBM Notes oder HCL Notes wird damit Lotus Notes gemeint. Bis zum Jahr 2013 hieß das dokumentenorientierte, verteilte Datenbanksystem noch Lotus Notes, danach wurde es bis Juli 2019 IBM Notes genannt und aktuell ist dieses Datenbanksystem unter dem Namen HCL Notes bekannt.
Notes aktualisiert Datenbanken und verfolgt Veränderungen, die an verschiedenen geografischen Standorten im Einsatz sind. Die Änderungen werden hierbei auf Feldebene vorgenommen, um eine Minimierung des Netzwerkverkehrs zu erzielen. Mit Notes können datenbank- und kommunikationsorientierte Anwendungen entwickelt werden. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, unabhängig vom geografischen Standort, Dokumente wie Arbeitsprojekte, Entwicklungspläne, Whitepapers, Verfahren und Richtlinien einzusehen, zu verfolgen und bearbeiten zu können. Dies schließt ebenso Multimedia-Dateien ein. Die Benutzer können Dateien privat oder öffentlich kommentieren sowie untereinander austauschen.
Allerdings ist Notes auch etwas umstritten und weist einige Nachteile auf. Es darf nicht vergessen werden, dass Notes bereits über 30 Jahre alt ist und technisch nicht mit Salesforce mithalten kann. Die Konsistenz der Daten kann aufgrund des verteilten Speichermodells nicht immer gewährleistet werden. Daher können auch mal Replikationskonflikten auftreten, die nur manuell gelöst werden können. Auch aus diesem Grund kann immer nur der Zustand eines einzelnen Knoten bestimmt werden. Eine Anwendung, die eine sofort aktualisierte und zentral verfügbare Datenquelle benötigt, wie beispielsweise ein Flugbuchungssystem, kann mit Notes nicht verwirklicht werden. Ein weiterer Nachteil im Gegensatz zur Salesforce-Plattform ist, dass das Web Development mit seinen Frameworks und Tools einfach veraltet ist. Moderne Anwendungen lassen sich nur schlecht kombinieren. Auch ist das Rendering von Text fehlerhaft, denn Notes führt ein proprietäres Format von Rich-Text-Formaten, wobei die Konvertierung in HTML nicht trivial ist. Vor allem bei der Formatierung von E-Mails liegen Probleme vor. Anwender erwarten eine einwandfreie Integration von Office-Produkten, was Notes bisher nicht lösen konnte.
Die Zukunft der Produktivität – Salesforce
Aufgrund der zeitgemäßen Technologie, einer Menge Vorteile im Vergleich zu Lotus Notes und der Vielzahl von Möglichkeiten zur Gestaltung und Nutzung des CRM-Systems, haben sich auch unsere Kunden für den Wechsel zu Salesforce entschieden. Mit Salesforce können Sie Ihr Business auf einer einzigen, skalierbaren und sicheren Plattform aufbauen. Sie lässt sich einfach anpassen und wird im Hintergrund automatisch ohne Aufwand für die IT-Abteilung aktualisiert.
Was ist Salesforce?
Unter Salesforce versteht man eine cloud-basierte CRM-Lösung, welche für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer-Relationship-Management) eingesetzt wird. Mit diesem CRM-System können aufgrund verschiedener Cloud-Lösungen alle Abteilungen und Unternehmensbereiche, einschließlich Vertrieb, Marketing, Service sowie stationärer Handel und Onlinehandel zusammen auf einer gemeinsamen CRM-Plattform arbeiten. Dies ermöglicht, dass jeder dieselbe Sicht auf die Kunden hat und so ein perfektes Kundenerlebnis geschaffen werden kann.
Warum Salesforce?
Salesforce unterstützt Unternehmen dabei, die Beziehungen zu ihren Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Interessenten stärker aufzubauen und sich mit ihnen enger zu vernetzen. Mit über 150.000 Anwendern auf der ganzen Welt zählt Salesforce als weltweit führende CRM-Plattform. Diese CRM-Lösung ist vor allem so erfolgreich und beliebt, da sie sich durch die Digitalisierung des Marketings, des Kundendienstes, der Verkaufsprozesse, der Datenanalyse sowie den Support von Internet of Things (IoT) und der Künstlichen Intelligenz auszeichnet. Ebenso entwickelt die Salesforce-Plattform maßgeschneiderte Lösungen in sehr kurzer Zeit. Mit der skalierbaren Plattform kann jeder Geschäftsprozess rationalisiert, automatisiert und mobilisiert werden. Des Weiteren können Anwendungen erstellt, ausgeführt und verwaltet werden.
Die Salesforce Plattform und deren Ecosystem weisen eine hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität auf. Die verfügbaren Objekte können jederzeit beliebig eingesetzt werden und die Nutzer sind nicht an bestimmte Prozesse, Layouts oder Workflows gebunden. Salesforce lässt sich zudem einfach handhaben. Auch kleinere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung können Anpassungen auf administrativer Ebene vornehmen. Es gibt sogar das Lernprogramm „Trialhead“, welches bei der Handhabung weiterhilft.
Zusätzlich zu den Clouds gibt es noch den AppExchange. Dieser bietet eine Vielzahl von Apps, die in den verschiedensten Prozessen, z. B. Recruiting, Finance, Marketing oder Sales, unterstützen und Ihr Salesforce erweiteren. AppExchange ist weltweit der größte Marktplatz für Geschäftsanwendungen. Auch gibt es die Möglichkeit, Apps mit der webbasierten Plattform zu verbinden. Einige Anbieter stellen Standard API Links bereit und es können Tools anderer Anbieter in das Salesforce-System integriert werden.
Interessant ist auch zu wissen, dass User die Plattform regelmäßig evaluieren und von Entwicklern weiterentwickelt wird, um tägliche Verbesserungen vorzunehmen.